건물관리 천재가 된 돌덩이주임-7부 소장이 되기위한 마지막관문(입주자대표회의) [05 결재서류를 보고하다(월초/월말결재)]

 입대표 총회를 마치면 상정안에 결과를 공고하여야 한다.  최초 결의내역은 1. 월정주차료 부과건, 2. 관리규약 일부수정의 건, 3. 건물관리 용역계약 변경의 건을 결의하였다. 관리용역업체 재계약 관련은 추가보고 후 진행하기로 하였기에 결의된 내용만 안내를 하였다. 관리용역업체 재계약 관련은 추가보고 후 진행하기로 하였기에 재논의에 대한 안내를 하였다.

입주자대표위원회가 가동되게 되면 여러 가지 변경사항이 발생하는데 크게 1. 사업자등록증 변경, 2. 전력공급계약서 명의변경, 3. 직인변경, 4. 운영 관련 결재라인 변경이 필요하다. 결재는 매월 월초결재와 월말결재로 나누어지고 입주자대표위원회가 구성전이라면 관리비나 기타경비 결재의 진행기준은 내부소장의 결재와 관리용역회사의 본사결재로 이루어지기에 관리소장입장에서 수월하게 결재를 할 수 있어 관리상 편한 점이 많은데, 입주자대표위원회(관리단)가 구성되면 총무> 부회장> 회장> 감사의 순으로 관리사무소 결재 위로 모든 결재는 입대표기준으로 결재를 맡아야 한다. 기안서에는 관리비 부과금 총액이 들어가고 평당 공용관리비를 볼 수 있게 하였다.

기안서 결재표지

사실 기안서 세부내용은 자료가 많기에 하나하나 입주자대표위원들이 보기가 어려운 부분이 있다. 그런 부분을 해결하기위해 결재에 참조하도록 별도의 붙임자료를 만들어서 보여드리면 쉽게 결재를 받을 수 있다. 지식산업센터의 경우 관리비부과는 1. 일반관리비, 2. 전기요금, 3. 수도요금, 4. 주차수익으로 이루어지기에 일반회사보다는 관리하는 포인트가 적다고 볼 수 있다. 단순하게 전월과 비교만 해드려요 특별한 질문 없이 결재를 득할 수 있다. 이런 것도 하나의 관리소장으로서의 능력이 아닐까 싶다. 

관리비 기안서의 별도 붙임자료

부과금액에 이어 입주민들이나 부동산에서 가장 궁금해하는 부분이 평당 관리비인데 공용비용을 건물의 연면적으로 나눈 금액이라고 보면 된다. 부동산에서 관심이 많은 이유는 임차가 활발하게 이루어지기 위해서는 평당 관리비가 낮아야 임차인들이 선호하기에 주변건물보다 낮은 평당 관리비인지를 확인하는 전화가 관리사무소로 많이 오기에 총무의 또 다른 주 업무이기도 하다.

마지막으로 체납리스트 보고가 있는데, 이부분이 관리소장으로 가장 관리하기 힘든 부분이 아닌가 싶다. 관리소장은 관리규정도 어느 정도 숙지를 해야 하는데 관리 규정상에는 2개월 연체 시 정기주차권의 통제, 3개월 연체 시 알림판 공시, 단전단수를 할 수 있는 규정이 있다. 나름대로 연체를 줄일 수 있는 방법은 일단 규정대로 진행을 하면 어느 정도 연체를 통제할 수 있다. 중요한 것은 3개월 이상 연체 시 내용증명을 발송하고 소유자에게도 관련 사실을 통보하여 보증금에서 관리비분을 별도로 관리할 수 있도록 소유자에게 주지를 시켜주어야 한다. 그렇게 하지 않을 경우 소유주가 내용을 몰라 보증금을 모두 임차인에게 줄 경우 관리사무소 책임으로 올 수 있기에 이런 점은 반드시 숙지하여 관리소의 책임을 면할 수 있도록 사전준비를 해야 한다. 위에서 보듯 우리 건물의 경우는 시행사가 14개월 연체를 한 부분이 있는데 이럴 때는 마지막 수단으로 법원에 지급명령 신청을 통해 풀어야 한다.

관리비 연체관련 관리규정

월초결재는 이렇게 관리비결재가 메인이며 부수적으로 매월 정기적으로 지출되는 지출결의를 결재하면 마무리가 되는데 지출결의 내용은 1. 정기적 지출비용(사무용품비, 생수구입비, 미화용품비, 소독비(2개월마다)), 2. 전입전출로 인한 반제출금 2가지로 볼수 있다. 정기적 지출비용은 기본적은 비용으로 소독은 2개월마다, 추가적으로 법정관리비용이 생겼을 때 추가될 수 있다.

월초결재(정기적 지출)

2번째 전입전출로 인한 반제지출결의는 건물관리분야가 아니면 잘 모를수도 있는 부분인데, 만약 101호 사무실의 임차가 종료되어 나가게 되었을 때를 전출이라고 하면 매월 관리비가 마감되는 날 기준으로 전출이 발생하는 것이 아니기에 전출 시 관리비를 임시로 가정하여 3개월 평균관리비에 1.5배 정도 부과를 한 후 실제 관리비가 정산이 되었을 때 실제관리금액을 뺀 나머지 금액을 고객에게 되돌려주는 것을 말한다. [관리비 반제금액 = 3개월 관리비평균 x 1.5 - 전출일 기준 실제관리비] 

관리비 반제 지출결의서

이렇게 하여 관리사무소 월초결재를 입주자대표위원회 총무>부회장>회장>감사 순으로 결재를 득하게 되면 월초결제는 마무리가 된다.

월말결재는 전출관련 반제는 동일하며, 다음 달 필요한 미화용품 구매기안, 관리사무실 용역비, 회계프로그램, 기장비용 지출을 결재한다. 월초와 월말을 구분하는 큰 차이는 매월 10일 관리비 부과를 위해 월초에 건물관리비 고지 관련 기안을 월초에 하고 전출기안은 월초, 월말 발생 시 올리며, 월말에는 매달 정기적인 비용을 지출한다고 생각하면 이해하기 쉽다.

청소용품 구매기안

2021.03.15 - [유용한 정보/취업관련정보] - 건물관리 천재가 된 돌덩이주임-8부 앞으로의 계획 [01 어떤 자격증을 더 취득해야 하지]

건물관리 천재가 된 돌덩이주임-8부 앞으로의 계획 [01 어떤 자격증을 더 취득해야하지]