건물관리 천재가 된 돌덩이주임-6부 체계적인 건물관리란 이런것이다(행정편) [05 총무의 업무]

 지식산업센터 총무의 역할은 전기/수도검침 정산자료를 받아 관리비고지서 발행하는 것이 주 업무이며, 각종 민원을 접수받아 입주사들이 불편함이 없도록 해주는 윤활유 같은 역할이라고 할 수 있다. 고객과의 접점에 있기 때문에 친절한 응대는 기본적인 자질로서 필요하며 총무가 소장, 과장과의 관계가 좋을 경우 쉽게 적응할 수 있지만, 그와 반대인 경우에는 적응하지 못하고 퇴사를 하는 경우도 있다.

관리비고지서는 관리건물기준 매월10일 전후로 전월분 고지하며 [건물별로 상이할 수 있음] 예를 들어 3월분 관리비 명세서를 기준으로 설명하면 3월 1일~3월 말일까지 사용분을 4월 10일 전후로 고지서를 발행하여 우편함이나 이메일로 안내를 하며, 납부는 4월 말일까지 납부기간을 주고 납부기간이 지나면 연체료가 발생하는 구조로 업무가 이루어진다.

관리비 고지서

총무는 관리비관련 업무가 50% 정도 차지한다고 보고, 나머지는 민원응대 업무라고 볼 수 있는데 보통 지식산업센터 총무데스크 앞에 양식이 많이 있는 것을 볼 수 있다. 많이 사용하는 양식을 입주민이 와서 신청할 수 있도록 셑팅해 놓은 건데요 하나하나 양식에 대해 설명하면, 1. 열쇠출납대장, 2. 공사무료주차, 3. 물품대여대장, 4. 음식물 쓰레기 종량제봉투 구매내역, 5. 1시간 주차권 판매내역, 6. 우편/택배 수령대장입니다.

 

열쇠 출납대장

양식사용에 대한 설명을 하면 1. 열쇠출납대장은 하자보수업체나 기타 정기관리업체가 왔을 때 마스터키 불출 시 사용자가 기재하거나, 입주초기 부동산에서 세대호실 키를 빌릴 때 사용하는 양식, 2. 공사무료주차양식은 인테리어공사나 관리사무소 방문 시 무료주차를 신청할 수 있는 양식, 3. 물품대여대장은 관리사무소에서 관리하는 공구나 구르마등을 대여해 줄 때 사용자가 기재하여 빌릴 수 있게 하는 양식,  4. 음식물 쓰레기 종량제봉투 구매내역은 기숙사가 있어서 관리사무소 서비스 측면에서 미리 구매해 놓고 입주민에게 판매할 때 기재하는 양식, 5. 주차권판매내역은 1시간권 주차권 구매 시 기재 후 필요한 만큼의 수량을 제공하는 양식. 6. 우편/택배 수령대장은 대리로 관리사무소에서 우편이나 택배를 받아주었을 때 택배기사가 적고 찾아갔을 때 수령자가 적을 수 있도록 사용하는 양식입니다.

관리사무소 총무업무는 규칙적이고 반복적인 일이 계속 이어지기에 급여는 200만 원대 초반으로 많은 편에 속하는 분야는 아니라고 할 수 있다. 하지만 장점으로는 여성분이 육아를 하면서도 중년 50대 이상까지 근무를 할 수 있다는 장점이 있기에 특별한 사무능력을 가지고 있지 않다면 그리고 상대적으로 일반회사의 스트레스보다 적게 받는 분야를 찾는다면 시설분야의 총무자리가 적합하지 않을까 생각한다.

2021.03.11 - [좋은 글/건물관리 천재가 된 돌덩이주임] - 건물관리 천재가 된 돌덩이주임-7부 소장이 되기 위한 마지막관문(입주자대표회의) [01 선거관리위원회 구성]

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