건물관리 천재가 된 돌덩이주임-6부 체계적인 건물관리란 이런것이다(행정편) [01 입주관련]

 지식산업센터의 건물을 컴퓨터로 비유하면 하드웨어라고 할 수 있고, 건물의 운영을 위해 입주행정 및 관리비 청구와 같은 행정업무를 하는 것은 소프트웨어라고 할 수 있다. 시공사가 신축건물을 준공하고 나면 시행사에서 관리회사를 입찰이나 수의계약으로 계약을 하게 되고, 건물관리회사는 관리소장을 최초로 채용을 하게 된다.

관리소장은 입사 후 바로 총무와 관리과장을 채용하고, 시설주임, 보안반장, 미화반장, 미화여사를 일괄적으로 채용을 하게 되는데, 내가 관리하는 건물 기준으로 지하 4층~지상 13층 연면적 7,577평 정도일 때 보통 시설주임(3명-3교대), 보안반장(2명-격일제), 미화반장(남자 1명-주간근무), 미화여사(여자 3-4명-주간근무)를 채용한다. 신축건물 초기 관리 시에는 사무실에 입주한 상태가 아니기에 보안 2명, 시설주임(3명 중 2명), 미화는 미화반장 채용 후 1-2개월이 지나면 여사들을 뽑는다. 

근무방식은 주간에는 소장, 과장, 총무는 주간근무만 하고 경비반장(격일근무)은 야간에 침입자가 발생할 수 있기에 야간근무를 선다. 시설주임은 초기에 특별한 관리업무가 없기에 건물 관련 설비 인수인계 및 입주 관련 하자체크를 하며 2명이서 주간근무만 세운다. 미화는 분야별 가장 마지막에 채용을 하게 되는데 신축건물 특성상 1-2개월 동안 특별한 일이 없기에 미화반장을 먼저 채용한 후 상황을 보아가며 2-3개월 후부터 미화여사를 채용하여 운영한다. 관리비 절감차원 일수도 있지만 초기업무는 건물 인수인계가 주를 이루어지기 때문에 많은 인원이 필요하지 않고 본사차원의 경비절감도 가능하다. 

시설 관련 인수인계는 보통 관리소장 채용 후 1개월 이내에 이루어지며 행정업무는 시공사로부터 건축물 자재와 열쇠를 인수인계받으면서 시작되는데, 시행사로부터 분양대금 완납 및 소유권 이전등기가 완료되면 관리사무소에서는 입주증을 발급하고 선수관리비 납부를 요청하는데 선수관리비를 받는 이유는 최초 건물관리에 필요한 자금이 없기에 소유자로부터 미리 받아 최소한의 경비로 사용하기 위함이며 추후 공장이나 사무실 매각 시에는 소유자에게 돌려주는 돈이라고 보면 된다.  

선수관리비를 입금받으면 관리계약이 체결된 것으로 보고 [별도 관리계약서 날인도 가능] 시설주임과 함께 소장님으로부터 열쇠를 수령한 후 입주세대 사전점검을 통해 주요 시설물 인수인계서 양식에 하자체크 및 열쇠제공 서명확인을 받는다. 하자체크를 하면서 각 소유호실에 있는 전열교환기라든지 냉난방기의 가동을 해보고 간단한 사용법은 설명해 드리고, 마지막으로 입주세대에 지급되는 소화기를 제공하면 사무실 및 상가 입주절차는 마무리가 된다. 기숙사의 경우는 주방선반 이라든지 번호키 관련 건전지를 별도 제공하여야 한다.

주요시설물 인수인계서(기숙사)

 

주요시설물 인수인계서

내가 근무하는 지식산업센터의 경우 입주 관련 행정은 최초 건물준공 후 2-3개월부터 입주가 시작되며 1년 이내에 80~90% 정도 입주가 되었다. 지방은 공실율이 높다고 하니 건물별로 입주기간은 편차가 심할 수도 있다. 건물시설 관련 인수인계에 입주 업무까지 더해지니 업무량이 많아졌다. 과거에 시설주임들이 신축건물은 바쁘니 가지 않는 것이 좋다고 한 말이 귓가를 스쳐갔다. 하지만 나는 건물관리에 나의 평생직업과 시설관리분야 최고가 될 것이기에 지금의 노력이 어느 순간에는 결실을 맺으리라 다짐하며 보람찬 하루를 보냈다.

2021/03/08 - [유용한 정보/취업 관련정보] - 건물관리 천재가 된 돌덩이주임-6부 체계적인 건물관리란 이런 것이다(행정 편) [02 인테리어 공사 관련]

건물관리 천재가 된 돌덩이주임-6부 체계적인 건물관리란 이런것이다(행정편) [02 인테리어 공사