인수인계를 3일 정도 받아보니 전체적으로 인수인계가 어느 정도 대부분 이루어졌다. 80% 정도는 된 것 같았다. 이제 남은 인수인계 항목은 8월 28일 예정되어 있던 주차 관련 프로그램과 전기/수도/가스 검침프로그램 그리고 마지막으로 저수조/배수구 수위감시 및 급배기 제어시스템/냉난방(EHP) 제어시스템만 남아있었다.
오전에는 주차 관련 시스템 인수인계가 예정되어 있었는데 주차 관련 시스템은 주차장건물에서 8개월 정도 다루어 보았기에 정말 쉽게 이해할 수 있었다. 보통 주차 관련 시스템은 입출차 관련 정산시스템과+주차정보 시스템으로 되어있는데 중요한 부분은 정산 관련 시스템은 오작동하거나 오류가 자주 나기에 문제가 발생하면 어떻게 처리해야 하는지 AS는 어떻게 접수하는지에 대해 알아두면 좋다.
주차정보시스템은 주차가 되었을 때는 주차구역이 적색으로 바뀌고 비었을때는 녹색으로 바뀜으로써 주차가 가능한 대수를 알려주는 정보시스템으로 보통 마트나 쇼핑몰에서 주차구역 표시등이 녹색이나 빨간색으로 표시되는 것을 생각하면 쉽게 이해할 수 있다.
다음 인수인계는 전기/수도/가스 검침시스템으로 관리과장이 맡게 되는 업무로 기존에 시설관련 시스템이 대부분이라면 입주사들에게 전기료, 수도료, 가스료를 청 구하기 위해 사용량을 개별로 추출하여 총무에게 사용량을 알려주기 위해 필요한 시스템이라고 할 수 있다. 시설주임으로만 근무한다면 경험하지 못할 수도 있지만 전기선임자격증을 취득하고 소장이 되려면 반드시 알고 넘어가야 할 시스템이다.
처음 경험하는 시스템이다보니 검침시스템에서 전기/수도/가스 요금이 자동으로 나오는 줄 알았는데 검침자료를 엑셀로 변환한 후 각종요금을 지로(전기/수도)로 받아 엑셀로 가공하여야 하는 과정이 필요하였다. 이 부분은 잘 알지 못하였으나 소장님께서 과거에 사용했던 양식을 주시고 추후 알려 주겠다고 하셨다. 지금 상황에서 과장업무를 잘하려면 정산업무를 잘해야 되겠다는 생각이 들었다. 행정업무를 꽤 오래 한 편인데도 실수라도 할까 봐 좀 걱정이 되긴 했다.
오후에는 마지막으로 저수조/배수구 수위감시 및 급배기 제어시스템, 냉난방기 제어시스템(EHP)만 인수인계받으면 모든 인수인계가 마무리가 되었다. 저수조 배수구 수위감시 기능은 상가/기숙사/공장에서 사용하는 용수를 보관하는 탱크의 수위를 감시함으로써 저수위일 경우 경보를 주어 물이 저수조에 공급되지 않는지 확인하기 위한 시스템으로 배수설비는 고수위일 경우 알람을 주어 배수펌프를 가동할 수 있게 알려주는 시스템이다.
급배기 시스템은 예를 들어 공용부 화장실 배기를 제어하거나 상가음식점 같은 경우 대용량의 배기가 필요하기에 급배기 제어시스템을 가동하여 옥상으로 배기를 시킨다. 특이사항은 상가 같은 경우에는 음식점을 운영하시는 시간에만 급배기 시스템을 작동하여 상호 간에 운영시간을 공유할 필요가 있다.
조명 및 배기휀 관리양식
조명 및 배기홴 관리양식.xlsx27.55KB
cafe.daum.net
이렇게 하여 개략 큰 줄기의 인수인계는 다 마쳤다. 확실히 소형건물에서 중대형 건물로 오니 인수인계항목이 배 이상은 늘어났다. 하지만 이것이 다 나의 뼈가 되고 살이 되는 지식이리라 생각하며 그간의 인수인계 영상을 항목별로 정리하였다.
며칠 후 생각지 인수인계 항목에 없었던 내용이었는데, 기숙사용 인터폰 관련 인수인계 담당자가 방문하였다. 인터폰의 기능은 세대 내에서 비상시 고객지원팀으로 호출하여 도움을 요청하거나 문의할 때 사용할 수 있으며(아래영상참조)
때로는 고객지원팀에서 야간에 방문하기 늦은 시간에 기숙사 민원발생시(예 : 소음 관련, 외부침입 관련) 고객에게 전화를 할 수 있는 시스템으로 배울 때는 쉬워 보였는데 나중에 막상 사용하려고 보니 기억이 나지 않는 에피소드도 있었다.
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